📤Synkronisering av timeføringer til Visma Payroll

Denne siden gir deg en oversikt over hvordan synkroniseringen av timer fra Dibbel til Visma Payroll fungerer, og hva du kan forvente fra integrasjonen

En av hovedfunksjonene i Visma Payroll-integrasjonen er muligheten til å synkronisere timeføringer fra Dibbel til Visma Payroll. Timer som registreres i Dibbel sendes automatisk som transaksjoner til Visma Payroll.

Disse transaksjonene danner grunnlaget for lønnsutbetaling, avhengig av hvordan Payroll er satt opp i bedriften. I mange tilfeller vil timene som overføres være direkte synlige på den ansattes lønnslipp.

Ved å sende timer via Dibbel oppnår man to viktige fordeler:

1. Sanntidskostnad Dibbel registrerer umiddelbart en estimert lønnskostnad knyttet til timer, som kan kobles til prosjekt eller ordre. Dette baserer seg på den estimerte timekostnaden til den enkelte ansatte som er importert igjennom Visma Employees. Importere ansatte fra Visma Employees

2. Fakturagrunnlag Timer som registreres kan umiddelbart benyttes som fakturagrunnlag, noe som muliggjør rask og kontinuerlig fakturering av medgått tid, selv om lønnsutbetaling eller selve timetransaksjonen ikke er gått til Visma Payroll.

Forutsettninger

• Bruk av gyldig og kompatibel timesats For å at timer registrert i Dibbel kan kunne synkroniseres til Visma Payroll, må timesatsen ha en ekstern ID som stammer fra Visma Payroll. Timesatsen i Dibbel trenger ikke nødvendigvis å være importert, men det må ligge en verifisert ekstern ID som peker mot Visma Payroll. Se her hvordan dette gjøres Importer lønnskoder fra Visma Payroll

• Den ansatte må ha en Visma Employee ID Den ansatte som registrerer timen må ha en gyldig ekstern ID som peker til en ansatt i Visma Employee. Se her hvordan dette gjøres: Importere ansatte fra Visma Employees

---

Funksjonsbeskrivelse

Under kan du se alle interaksjoner Dibbel har mot Visma Payroll og omvendt. Data-synkronisering mot alle integrasjoner skjer , noe som skal sørge for et responsivt grensesnitt, uten og måtte vente på tredjepart for å f.eks. registrere en time.

🕔 Når blir timer sendt fra Dibbel til Visma Payroll?

• Timer sendes til Visma Payroll automatisk når de blir godkjent i Dibbel.

• Synkroniseringen skjer som regel umiddelbart etter godkjenning i 10 sekunders intervaller, eller i løpet av en kort periode dersom batch-prosessering benyttes.

🗑️ Hva skjer når en time blir slettet?

• Hvis en time slettes i Dibbel før den er godkjent, blir den aldri sendt til Payroll.

• Hvis en godkjent time slettes, vil Dibbel automatisk slette transkasjonen i Payroll. Dersom timen som forsøkes slettes er betalt ut i lønn vil slettingen føre til en feil, og den må evt. krediteres ved å bruke et negativt timebeløp.

✅ Hva skjer når en time blir godkjent?

• Den godkjente timen sendes som en transaksjon til Visma Payroll.

• Transaksjonen inneholder informasjon om ansatt, lønnskode, antall timer, dato og tilhørende avdeling/prosjekt/ordre hvis relevant.

❌ Hva skjer når en time blir avvist?

• Avviste timer synkroniseres ikke til Visma Payroll.

• Timer som tidligere har blitt godkjent og deretter avvist etter at de er sendt, vil bli forsøkt slettet fra VIsma Payroll, så lenge disse ikke er kjørt til lønnsutbetaling.

---

Hvorfor synkroniseres ikke en time?

Årsak	Løsning
Timen er ikke godkjent	Sørg for at timen er godkjent av leder eller ansvarlig
Ingen kobling til timekategori i Visma Payroll	Kontroller at timesatsen i Dibbel har en ekstern ID som er verifisert og knyttet opp mot Visma Payroll
Ingen kobling til ansatt i Visma Employees	Sjekk at den ansatte finnes i Visma og er riktig matchet opp på ansattkortet i Dibbel. Den ansatte må ha verifisert ekstern ID
Timen er allerede synkronisert manuelt	En lønnsmedarbeider kan ha eksportert ut timeliste manuelt, og lagt inn i transaksjonene i Visma Payroll. Da vil ikke disse automatisk få en ekstern ID. I tilefeller som dette kan man se bort i fra at timen ikke er "synkronisert", da den er manuelt behandlet av lønnsmedarbeider.
API-feil	Se logg og feilmeldinger for integrasjonen i integrasjonsinstillingene. Den kan inneholde feilmeldinger om hvorfor timen ikke kan synkroniseres
Tilgangsfeil	Kontroller at API-tilgangene har riktige scopes. Dette gjøres av en integrasjonsadministrator i ditt selskap, på visma app store. Dersom noe tilganger er fjernet etter første oppsett, vil ikke Dibbel kunne gjennomføre alle handlinger som kreves

Ta kontakt dersom andre feil oppleves