Avvik

Slik fungerer avvik

I Dibbel kan hele prosessen rundt avvik håndteres, fra registrering til oppfølging og avslutning. Dette gjøres gjennom et brukervennlig skjema, tilgjengelig både i nettleser og app. Skjemaet kan fylles ut av alle relevante arbeidsroller, enten man arbeider ute i felt eller med administrative oppgaver. Når et avvik registreres, varsles ansvarlig automatisk og kan følge det opp direkte i systemet.

Brukskriterier

Avviksskjemaet i Dibbel benyttes for å dokumentere forhold som avviker fra planlagt, sikker eller forskriftsmessig gjennomføring av arbeid. Skjemaet kan brukes på tvers av prosjekter, arbeidsoppgaver og roller.

Et avvik omfatter både faktiske hendelser som har medført skade, tap eller andre uønskede konsekvenser, og forhold som kan føre til dette dersom de ikke håndteres. Dette inkluderer brudd på interne rutiner, prosedyrer, sikkerhetskrav eller gjeldende lover og forskrifter. Et avvik skal registreres når noe ikke skjer slik det er fastsatt, forventet eller nødvendig for å sikre kvalitet, fremdrift og et forsvarlig arbeidsmiljø.

Formålet med avviksregistrering er å sikre systematisk oppfølging og læring, slik at virksomheten kan identifisere årsaker, iverksette nødvendige tiltak og forebygge gjentakelser.

Når opprettes et avvik?

Avvik skal registreres så snart de oppdages, enten gjennom observasjon, kontroll, rapportering eller i forbindelse med utførelse av arbeid. Tidlig registrering sikrer rask oppfølging og korrekt dokumentasjon.

Registreringen kan gjennomføres selv om ikke alle detaljer er avklart. Det viktigste er å beskrive hva som har skjedd, og angi eventuelle tiltak dersom disse er kjent. Dette legger grunnlaget for at videre vurdering og behandling kan gjennomføres på en trygg og sporbar måte.

Nødvendige tilganger, autorisasjoner og kompetansekrav

Det kreves ingen særskilt autorisasjon for å fylle ut avviksskjemaet.

Oppfølging og lukking av avvik gjøres av personer som er tildelt ansvar i systemet. Disse må ha nødvendige tilganger for å vurdere, kommentere og avslutte registrerte avvik.

For å sikre korrekt bruk av skjemaet forutsettes det at brukeren har kjennskap til virksomhetens rutiner for avvikshåndtering.

Forutgående aktiviteter

Den som registrerer avviket trenger ikke å ha alle svar eller løsninger klart. Det viktigste er å beskrive hva som har skjedd, slik at videre oppfølging kan skje på en trygg og sporbar måte. Eventuelle mangler eller uklarheter kan avklares i etterkant av den ansvarlige.

For mer informasjon om hva som regnes som avvik og hvilke krav som stilles til avvikshåndtering. se Arbeidstilsynets veiledning: https://www.arbeidstilsynet.no/hms/avvik-og-avvikshandtering/