Ordre

Slik fungerer en ordre

En ordre er en bestilling fra en kunde, der leverandøren forplikter seg til å levere varer eller tjenester. Ordren registreres i systemet og danner grunnlaget for videre oppfølging – som levering, fakturering og utbetaling.

Ordren kan enten være knyttet til et prosjekt eller stå alene. Ved ordre uten tilknytning til prosjekt eller bygning, gjelder det som regel leveranser av varer eller enkeltstående tjenester som ikke krever prosjektoppfølging.

Systemet bruker ordren som en sentral enhet for å følge prosessen fra bestilling til leveranse og betaling.

Brukskriterier

Her finner du kriterier for når en ordre skal opprettes, hvilke forutsetninger som må være på plass, og hvordan ordreprosessen henger sammen med andre deler av systemet.

Når opprettes en ordre?

En ordre opprettes når en kunde har bestilt varer eller tjenester som skal leveres. Dette gjelder både enkeltstående leveranser og leveranser som er del av et prosjekt. Ordren fungerer som en formell bekreftelse på bestillingen og danner grunnlag for videre behandling i systemet, inkludert fakturering og utbetaling.

Eksempler på når en ordre skal opprettes:

• Når en kunde har akseptert et tilbud og bestilt leveranse

• Ved innkjøp av varer som skal viderefaktureres

• Når det skal leveres en tjeneste, med eller uten tilknytning til prosjekt

Nødvendige tilganger og autorisasjoner

En ordre opprettes av både Back Office (BO) og feltpersonell, og avhenger av hvilken jobbutførelse ordren er knyttet til.

Merk: Tilgangens omfang reguleres av kundens instillinger og preferanser.

Forutgående aktiviteter

Før en ordre kan opprettes bør behovet for ordren være avklart med kunden, og nødvendige godkjenninger samt økonomisk dekning være på plass.

Avhengigheter til andre prosesser eller systemer

En ordre kan være knyttet til:

• Prosjekter

• Tilbud

• Bygninger