Tilbud

Slik fungerer et tilbud

Et tilbud brukes for å etablere en avtale med kunden om et arbeid, en leveranse eller et prosjekt. Det kan opprettes i forkant av et prosjekt for å presentere et forslag med pris og innhold, eller underveis i et pågående prosjekt – for eksempel når nye arbeidsoppgaver, produkter eller tjenester skal tilbys.

Tilbudet fungerer som en formell presentasjon av det som tilbys, og kan danne grunnlaget for videre oppfølging i form av prosjekt eller ordre.

Brukskriterier

Denne seksjonen beskriver når et tilbud skal opprettes, hvilke forutsetninger som må være oppfylt, og hvordan tilbudsprosessen henger sammen med andre deler av systemet.

Når opprettes et tilbud?

Et tilbud opprettes som regel i forkant av et prosjekt for å formidle innhold, pris og leveranse til kunden. Tilbud kan også opprettes underveis i et prosjekt dersom det er behov for å tilby tilleggstjenester eller nye leveranser. I Dibbel fungerer tilbudet ikke bare som et dokument kunden kan motta, men også som et verktøy som predefinerer kalkulasjonsmønsteret i utførelsen. Det har i praksis tre roller:

1. et faktisk tilbudsdokument til kunden

2. et budsjett med forhåndskalkulerte kostnader for arbeidet

3. den kalkylen som prosjektet eller ordren følger, slik at innkommende dokumentasjon beregnes i tråd med det som er avtalt.

Å bruke tilbudet som grunnlag for kalkylen i prosjektet er derfor avgjørende for at Dibbel skal fungere som tiltenkt.

Nødvendige tilganger og autorisasjoner

Tilbud kan opprettes av både Back Office (BO) og feltpersonell, og avhenger av relevant jobbutførelse samt hvilken kunde eller prosjektleder tilbudet rettes mot. Merk: Tilgangens omfang reguleres av kundens innstillinger og preferanser.

Forutgående aktiviteter

Et tilbud krever som hovedregel ingen fullførte aktiviteter i systemet før det opprettes. Det er i seg selv startpunktet for videre prosesser, som godkjenning, prosjekt eller ordre.

Avhengigheter til andre systemer eller prosesser

Et tilbud kan knyttes til eksisterende prosjekter og ordre, dersom det gjelder en tilleggstjeneste eller endring i pågående arbeid.

Tips for Effektiv Bruk

• Når man oppretter et tilbud, er det viktig å huske på å lagre, slik at evt justeringer er oppdaterte før man sender tilbudet.

• Hver gang man trykker “Opprett tilbud”, blir det opprettet et tilbud man kan finne igjen i tilbudslisten. Husk derfor å slette tomme tilbud, og/eller tilbud som ikke er i bruk. For å fjerne tilbud, kan du trykke på de tre prikkene som ligger til høyre for tilbudet i tilbudslisten, og deretter trykke på “Slett” som er markert i rødt. Du kan også høyreklikke på selve tilbudet i listen og trykke “Slett” markert i rødt derfra.