Variabler

Se hva variabler er, hvordan de fungerer som plassholdere for dynamisk informasjon og hvorfor de gir mer effektive og nøyaktige maler i systemet.

Hva er variabler?

Variabler fungerer som plassholdere for dynamisk informasjon, det vil si data som endres automatisk avhengig av konteksten, som for eksempel kunde, prosjekt eller dokumenttype. Når dokumentet eller malen lastes opp i systemet, byttes variabelen ut med riktig informasjon fra systemet og setter den inn på rett sted.

En variabel kan beskrives som et midlertidig felt som senere vil bli erstattet med korrekt informasjon. For eksempel vil {kunde.navn} automatisk bli byttet ut med kundens faktiske navn. I én faktura kan dette være Olsen Elektro AS, mens i en annen faktura laget med samme mal kan det være Hansen Bygg AS.

Variabler i Dibbel

I Dibbel brukes variabler for enkelt å lage maler med det oppsettet og den strukturen man ønsker. På den måten kan du gjenbruke samme oppsett til for eksempel flere tilbud, fakturaer eller rapporter. Dibbel har egne forhåndsdefinerte variabler du kan bruke, men du kan også lage dine egne. Variablene er knyttet til bestemte felt, slik at riktig informasjon settes inn automatisk. De brukes også i kalkulasjonsfelt i kalkulasjonsblokker, der de henter inn verdier og gjør beregninger automatisk.

Hvorfor bruke variabler i Dibbel?

Ved å bruke variabler i en mal slipper du å fylle inn opplysninger manuelt. Det sparer tid, reduserer risikoen for skrivefeil og sørger for at informasjonen alltid er korrekt og oppdatert. Samtidig bidrar det til en tydelig og konsistent struktur i oppsettet du lager og sender ut, og malen kan enkelt gjenbrukes og tilpasses ved behov.

Oppsett og skrivespråk for variabler

Når du arbeider med variabler, er det noen grunnleggende regler du må følge. De handler i hovedsak om hvordan variabelen skrives inn for at den skal fungere. Nedenfor finner du en kort oversikt over de viktigste tegnene og skrivereglene å huske på.

Bruk av krøllparentes {}

Bruk av krøllparentes er essensielt når man skriver inn variabler. Bruker du ikke dette, vil ikke variablene fungere. Sørg derfor alltid for at variablene står inni krøllparentes.

Bruk av mellomrom

For at en variabel skal fungere, må den "henge sammen". Det vil si at man ikke kan bruke mellomrom i en variabel. Bruker man mellomrom, vil systemet oppfatte det som to forskjellige variabler. For at en variabel med bruk av flere ord skal fungere, vil systemet benytte seg av bindetegn som eksempelvis understreker _ mellom hvert ord. Se eksempel her:

Punktum

Punktum i en variabel markerer undertema i forhold til hovedtema. Dette gjør det mulig å lage dynamiske variabler, der delen etter punktum kan variere uten å miste koblingen til hovedtemaet. For eksempel kan "kunde" være hovedvariabelen og "navn" undertemaet: {kunde.navn}.

Iterator

En iterator kan sees som en videreføring av punktum i variabler. Mens punktum binder et undertema til et hovedtema (f.eks. kunde.navn), gir iteratoren mulighet til å jobbe med lister av variabler. Du kan bruke den til å filtrere, sortere eller begrense hva som vises. For eksempel kan du velge å bare hente variabler som er over en viss sum, og vise dem i stigende rekkefølge. Iteratorer beskrives nærmere i Iteratorer

Bruk av små og store bokstaver

Som hovedregel brukes små bokstaver i variabler for å unngå feil og misforståelser. I Dibbel genereres både standardvariabler og variabler laget fra titler automatisk med små bokstaver, og de er klare til bruk i Word-dokumenter.

Spørsmålstegn

I Dibbel henter du variabler fra variabellisten, der alle tilgjengelige variabler for skjemaet er samlet. De fleste variabler kan kopieres direkte fra listen og brukes i Word-maler.

Noen variabler har imidlertid et spørsmålstegn bak navnet. Dette betyr at variabelen enten:

består av flere underfelter (en gruppering), eller
har flere måter å vises eller formateres på

Klikker du på spørsmålstegnet, får du enten en oversikt over hvilke underfelter variabelen inneholder, eller valg for hvordan verdien skal vises (for eksempel som valuta, dato eller tekst).

I begge tilfeller må du velge riktig alternativ før variabelen kan brukes i Word-malen.

Les mer om spørsmålstegn i variabellisten her: Variabelliste: underkategorier og spørsmålstegn

Testvisning

Før du tar en mal i bruk, bør du alltid teste at variablene fungerer som de skal. Det betyr å kontrollere at riktig informasjon hentes inn, og at dokumentet får det oppsettet du ønsker.

Forhåndsvisning av malen

Allerede før malen publiseres kan du forhåndsvise den.

Forhåndsvisningen viser oppsettet: tekst, bilder og plassering av variabler.
Selve innholdet bak variablene vil ikke vises her, men forhåndsvisningen gir en god indikasjon på hvordan malen vil se ut visuelt og strukturelt.

Last opp word-mal

For å kunne forhåndsvise malen, må du ha fylt inn variablene i et word-dokument og lastet dokumentet opp i skjemabyggeren.

Klikk på "Forhåndsvis" for å se før du publiserer.

Gjør endringer ved behov

Fjern det opplastede Word-dokumentet fra malen hvis noe må endres.
Last opp en oppdatert versjon og trykk “Oppdater” (v.1, v.2, v.3 osv.).
Endringene blir umiddelbart synlige, uten at du trenger å opprette et nytt tilbud.

Feilmeldinger ved opplasting av Word-mal

Når du laster opp en Word-mal i skjemabyggeren, gjør systemet en automatisk kontroll av alle variabler. Dersom én eller flere variabler er skrevet feil, vil opplastingen stoppe og du får en feilmelding.

Hva kan feilmeldingen bety? Det finnes flere typer feilmeldinger:

Feilmeldinger med forklaring: I noen tilfeller beskriver feilmeldingen hva som er galt, for eksempel:
1. Manglende tittel på skjemaet.

Slike typer feil kan du enkelt rette ved å følge beskrivelsen i meldingen.

Feilmeldinger uten forklaring: I andre tilfeller står det ikke hva som er galt, bare beskjed om at dokumentet ikke kan lastes opp. Dette kan skje når:
1. Feil variabel er kopiert fra variabellisten
2. Variabelnavnet er ufullstendig eller inneholder mellomrom. Se Oppsett og skrivespråk for variabler for mer informasjon om dette.
3. En iterator mangler start- eller slutt-tag. Se Iteratorer for mer informasjon om dette.

Hvis det ikke er tydelig hvilken variabel som skaper problemet, kan du finne feilen ved hjelp av elimineringsteknikken eller Docxtemplater.

Elimineringsteknikken

Start med en tom eller neste tom mal
Fjern alle variabler, eller behold kun de du vet er riktige.
Last opp dokumentet
Hvis opplastingen fungerer, vet du at malen er korrekt.
Lim inn variablene én etter én
Etter hver innliming laster du opp dokumentet på nytt.
Når opplastingen stopper, har du funnet feilen
Den siste variabelen di limte inn er enten:
1. Skrevet feil
2. Limt inn med strukturtekst
3. Hentet fra feil sted i variabellisten
4. Brukt utenfor iterator
Rett opp variabelen og test igjen

Denne metoden kan være tidkrevende, men kan hjelpe deg å avdekke feil når systemet ikke oppgir en konkret årsak.

Doxtemplater

Du kan bruke Docxtemplater til å finne ut nøyaktig hvilke variabler som er skrevet feil. Docxtemplater er et verktøy som gir både forklaringer og visuelle markeringer direkte i dokumentet ditt, slik at du enkelt kan få oversikt over hvor feilen(e) ligger.