> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.dibbel.no/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.dibbel.no/brukerveiledninger/for-nettsiden/funksjoner/bilag.md).

# Bilag

## Bilag i Dibbel

I Dibbel opprettes bilag på grunnlag av leverandørfakturaer. Dersom kunden har integrasjon med et regnskapssystem, kan bilagene hentes automatisk derfra. Det er derfor viktig å merke seg at bilag i Dibbel ikke fungerer som i et tradisjonelt regnskapssystem, men bygger på de samme prinsippene. 

Bilag i Dibbel kan brukes til å:

* Få oversikt over kostnader
* Fordele kostnader på prosjekter og ordre
* Viderefakturere kostnader

Bilagene gir deg dermed et praktisk grunnlag for bedre økonomistyring og oversikt i prosjekter og ordre. 

## Opprette bilag

{% stepper %}
{% step %}

### Finne frem

* Gå til hovedmenyen på venstre side og velg **Bilag** eller trykk på denne lenken: <https://app.dibbel.no/vouchers>
* Opprett nytt bilag ved å trykke på "**Opprett nytt bilag**" <img src="/files/K9EoLI9Jh6LAnoBwFXye" alt="" data-size="line"> øverst til venstre.

{% endstep %}

{% step %}

### Legg til bilagsdetaljer

* Fyll inn nødvendig informasjon for bilaget. "Navn" er påkrevd, mens de øvrige feltene kan fylles ut etter behov:

  * **Prosjekt:** Velg hvilket prosjekt bilaget skal knyttes til.
  * **Ordre:** Velg tilhørende ordre dersom bilaget skal føres mot en bestemt leveranse.
  * **Bilagsdato:** Angi datoen for bilaget (som regel fakturadato).
  * **Beskrivelse:** Legg eventuelt til en kort forklaring eller referanse til hva bilaget gjelder.

  <div align="left"><figure><img src="/files/3zU8dZeOnfg3DmcQjaTJ" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure></div>

{% endstep %}

{% step %}

### Last opp fil (PDF-faktura)

I feltet **"Dokumenter/filer"** kan du laste opp nødvendige dokumenter tilknyttet bilaget.\
Ved opplasting av faktura i PDF-format vil systemet automatisk skanne dokumentet og opprette bilagslinjene for deg.

<figure><img src="/files/uwiqkvckTcKrUB70o8Ym" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
&#x20;:warning: Kontroller at de automatisk opprettede linjene stemmer før du lagrer eller oppretter bilaget.

Denne funksjonen reduserer behovet for manuell registrering og sikrer at bilagslinjene samsvarer med fakturainnholdet.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Legg til fritekstlinje

* Klikk på "**Ny fritekstlinje**" ![](/files/EzByfZl8H0DgtKrUDpsg) øverst til venstre.
* Fyll inn feltene "**Beskrivelse**", "**Enhetskost**" og "**Antall**"/ "**Enhet**" i linjen:

<figure><img src="/files/k42xL830vjSMhFM01Oop" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% endstep %}

{% step %}

### Legge til i prosjekt

* Du kan legge til linjen i prosjekt ved å klikke på "**Velg prosjekt"** til høyre på linjen:

<figure><img src="/files/DLD7MQsLBVdRF3eA9YXJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% endstep %}

{% step %}

### Legge til i ordre

* Du kan legge til linjen i ordre ved å klikke på "**Velg order**" til høyre på linjen:&#x20;

<figure><img src="/files/Rs5wxzG1P7OIjPK0nYAH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% endstep %}

{% step %}

### Splitt linje

I tilfeller der kostnader skal fordeles, kan linjen splittes. Dette gjør det mulig å føre en del av kostnaden på et prosjekt, en ordre eller til viderefakturering.

* Du kan splitte linjen ved å klikke på splitte-ikonet ![](/files/duJxLFTkZP5QpmMMGwwm) ytterst til høyre på linjen:

<div align="left"><figure><img src="/files/7DlLpFvRUAcAAiDTzXwJ" alt="" width="310"><figcaption></figcaption></figure></div>

* **Ny linje**: I den nye linjen fører du inn den delen av kostnaden som skal fordeles og antall, legger til nødvendige detaljer og knytter den eventuelt til prosjekt eller ordre.

{% hint style="info" %}
**OBS**: Resten av kostanden må føres på ny linje fra den opprinnelige linjen.
{% endhint %}

{% endstep %}

{% step %}

### Posteringsdefinisjon&#x20;

* Ved å fylle inn "**Posteringsdefinisjon**", kategoriseres kostnader og inntekter, noe som gir bedre oversikt:

<figure><img src="/files/blQcLjAKjn6pHxhxE4to" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Fyll inn definisjon ved å velge fra listen, eller opprett ny definisjon ved å trykke på "**Opprett ny**" nederst til høyre i feltet:

<div align="left"><figure><img src="/files/7aXqCtSniZseMTdXaQ5y" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

* Hvis du oppretter en definisjon i en linje som er knyttet til et prosjekt, får du mulighet til å tilgjengeliggjøre den på avdelingsnivå. Dette gjøres ved å huke av for det ekstra scope-alternativet som blir synlig når definisjonen opprettes:

<div align="left"><figure><img src="/files/10kZCiBsYV1048sg7pzt" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

{% endstep %}

{% step %}

### Viderefakturere

* Hvis kostnaden, eller en del av kostanden skal faktureres videre, klikker du på **"Videre faktureres"** til høyre på den aktuelle linjen:

<div align="left"><figure><img src="/files/zPnp3SXPuwfkN1WzWWlb" alt="" width="295"><figcaption></figcaption></figure></div>

* Når du velger viderefakturering, vises to nye felt i linjen: **"Påslag"** og "**Enhetspris**". i disse feltene kan du legge inn egne priser som grunnlag for faktureringen:

<div align="left"><figure><img src="/files/vkC59OmCTAR3BeFstjSI" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

{% endstep %}

{% step %}

### Kostnad og fakturabeløp

Nederst på hver linje vises en oversikt over kostnader og fakturabeløp.

* <mark style="color:red;">K (rød)</mark> = totalkostnaden&#x20;
* <mark style="color:green;">F (grønn)</mark> = fakturabeløpet som er satt til viderefakturering, inkludert eventuelle påslag:

<div align="left"><figure><img src="/files/aocryeu7Z3KI3hTwyA08" alt="" width="347"><figcaption></figcaption></figure></div>

* Slik får man oversikt over detaljer per linje og totalsum for helet bilaget.

{% endstep %}

{% step %}

### Slette bilag

* Du kan slette bilaget ved å klikke på "**Slett bilag**" øverst til høyre:

<div align="left"><figure><img src="/files/my85La3vfz4lLz77Z9UH" alt="" width="231"><figcaption></figcaption></figure></div>

{% hint style="info" %}
**OBS**: Slettefunksjonen gjelder kun for bilag som ikke er opprettet, det vil si bilag under arbeid i skjema eller lagret som kladd
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Lagre kladd

* Dersom du ønsker å lagre bilaget som utkast, kan du klikke på "**Lagre kladd**" oppe til høyre:&#x20;

<div align="left"><figure><img src="/files/TUh09P88qv43YOqfNa6B" alt="" width="232"><figcaption></figcaption></figure></div>

* Bilaget blir da liggende som utkast i listen under "**Bilag**" som du kan hente opp igjen.

{% endstep %}

{% step %}

### Opprette bilag

* Når du er ferdig med å føre bilaget, avslutter du med å klikke på "**Opprett bilag**" øverst til høyre:

<div align="left"><figure><img src="/files/SByPpoItFGuNyo4Fq3py" alt="" width="232"><figcaption></figcaption></figure></div>

* **Bekreftelsesvindu:** Når du klikker på **"Opprett bilag"**, åpnes en vindu med en oppsummering av bilaget. Her kan du velge å aktivere bilaget eller aktivere og fakturere direkte. Merk at aktiveringen ikke kan angres.
  * Dersom bilaget ikke inneholder linjer for viderefakturering, vil vinduet kun gi deg mulighet til å aktivere bilaget. <br>

    <div align="left"><figure><img src="/files/IXyYJd09ppGtK60CQncl" alt="" width="332"><figcaption></figcaption></figure></div>

    * Aktiverte bilag blir lagret i systemet og tilgjengelig i listen under **"Bilag"**.&#x20;
      * Dersom du velger å aktivere bilaget, kan det senere faktureres ved at du går inn på bilaget og velger **"Fakturer bilag"** oppe i høyre hjørne:

    <div align="left"><figure><img src="/files/TG1rwnxOJFMOzC1eg5AD" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure></div>

    * Ved å velge **"Fakturer bilag"** åpnes et vindu med oversikt over bilaget og fakturerbare linjer før du oppretter faktura.

    <div align="left"><figure><img src="/files/svTruqZQ71qNhcc5cWBe" alt="" width="323"><figcaption></figcaption></figure></div>

{% endstep %}
{% endstepper %}

## Se og håndtere bilag fra prosjekt

Alle bilag kan hentes opp i bilagslisten fra hovedmenyen. Du kan også håndtere bilag direkte fra prosjektet i prosjektmenyen, der du finner egne underpunkter for bilag, inntekter og kostnader. Her får du oversikt over:

* Bilagslinjer som kan viderefaktureres fra prosjektet.
* Akkumulerte inntekter og kostnader på prosjektet.
* Hvordan kostnader er fordelt etter posteringsdefinisjon.

Alt som ikke er definert med posteringsdefinisjon registreres som uklassifisert akkumulert. Dette gjør det enkelt å se hvilke kostnader som mangler kategorisering, og sikrer bedre økonomistyring i prosjektet.

Videre behandling av bilag følger den vanlige prosessen: Først håndteres bilagslinjene via <a href="/pages/NTKGzDgVeO5lsKJNPtu3" class="button primary">Posteringer</a> og deretter kan de eventuelt faktureres videre gjennom <a href="/pages/YniDCxgtig9529txBGPO" class="button primary">Faktura</a>