LandingssideLogg inn

Bilag

Se hvordan bilag kan brukes til å registrere, fordele og viderefakturere kostnader i Dibbel, og samtidig gi bedre oversikt i prosjekter og ordre.

Bilag i Dibbel

I Dibbel opprettes bilag på grunnlag av leverandørfakturaer. Dersom kunden har integrasjon med et regnskapssystem, kan bilagene hentes automatisk derfra. Det er derfor viktig å merke seg at bilag i Dibbel ikke fungerer som i et tradisjonelt regnskapssystem, men bygger på de samme prinsippene.

Bilag i Dibbel kan brukes til å:

  • Få oversikt over kostnader

  • Fordele kostnader på prosjekter og ordre

  • Viderefakturere kostnader

Bilagene gir deg dermed et praktisk grunnlag for bedre økonomistyring og oversikt i prosjekter og ordre.

Opprette bilag

1

Finne frem

  • Gå til hovedmenyen på venstre side og velg Bilag eller trykk på denne lenken: https://app.dibbel.no/vouchers

  • Opprett nytt bilag ved å trykke på "Opprett nytt bilag" øverst til venstre.

2

Legg til bilagsdetaljer

  • Fyll inn nødvendig informasjon for bilaget. "Navn" er påkrevd, mens de øvrige feltene kan fylles ut etter behov:

    • Prosjekt: Velg hvilket prosjekt bilaget skal knyttes til.

    • Ordre: Velg tilhørende ordre dersom bilaget skal føres mot en bestemt leveranse.

    • Bilagsdato: Angi datoen for bilaget (som regel fakturadato).

    • Beskrivelse: Legg eventuelt til en kort forklaring eller referanse til hva bilaget gjelder.

3

Last opp fil (PDF-faktura)

I feltet "Dokumenter/filer" kan du laste opp nødvendige dokumenter tilknyttet bilaget. Ved opplasting av faktura i PDF-format vil systemet automatisk skanne dokumentet og opprette bilagslinjene for deg.

⚠️ Kontroller at de automatisk opprettede linjene stemmer før du lagrer eller oppretter bilaget.

Denne funksjonen reduserer behovet for manuell registrering og sikrer at bilagslinjene samsvarer med fakturainnholdet.

4

Legg til fritekstlinje

  • Klikk på "Ny fritekstlinje" øverst til venstre.

  • Fyll inn feltene "Beskrivelse", "Enhetskost" og "Antall"/ "Enhet" i linjen:

5

Legge til i prosjekt

  • Du kan legge til linjen i prosjekt ved å klikke på "Velg prosjekt" til høyre på linjen:

6

Legge til i ordre

  • Du kan legge til linjen i ordre ved å klikke på "Velg order" til høyre på linjen:

7

Splitt linje

I tilfeller der kostnader skal fordeles, kan linjen splittes. Dette gjør det mulig å føre en del av kostnaden på et prosjekt, en ordre eller til viderefakturering.

  • Du kan splitte linjen ved å klikke på splitte-ikonet ytterst til høyre på linjen:

  • Ny linje: I den nye linjen fører du inn den delen av kostnaden som skal fordeles og antall, legger til nødvendige detaljer og knytter den eventuelt til prosjekt eller ordre.

OBS: Resten av kostanden må føres på ny linje fra den opprinnelige linjen.

8

Posteringsdefinisjon

  • Ved å fylle inn "Posteringsdefinisjon", kategoriseres kostnader og inntekter, noe som gir bedre oversikt:

  • Fyll inn definisjon ved å velge fra listen, eller opprett ny definisjon ved å trykke på "Opprett ny" nederst til høyre i feltet:

  • Hvis du oppretter en definisjon i en linje som er knyttet til et prosjekt, får du mulighet til å tilgjengeliggjøre den på avdelingsnivå. Dette gjøres ved å huke av for det ekstra scope-alternativet som blir synlig når definisjonen opprettes:

9

Viderefakturere

  • Hvis kostnaden, eller en del av kostanden skal faktureres videre, klikker du på "Videre faktureres" til høyre på den aktuelle linjen:

  • Når du velger viderefakturering, vises to nye felt i linjen: "Påslag" og "Enhetspris". i disse feltene kan du legge inn egne priser som grunnlag for faktureringen:

10

Kostnad og fakturabeløp

Nederst på hver linje vises en oversikt over kostnader og fakturabeløp.

  • K (rød) = totalkostnaden

  • F (grønn) = fakturabeløpet som er satt til viderefakturering, inkludert eventuelle påslag:

  • Slik får man oversikt over detaljer per linje og totalsum for helet bilaget.

11

Slette bilag

  • Du kan slette bilaget ved å klikke på "Slett bilag" øverst til høyre:

OBS: Slettefunksjonen gjelder kun for bilag som ikke er opprettet, det vil si bilag under arbeid i skjema eller lagret som kladd

12

Lagre kladd

  • Dersom du ønsker å lagre bilaget som utkast, kan du klikke på "Lagre kladd" oppe til høyre:

  • Bilaget blir da liggende som utkast i listen under "Bilag" som du kan hente opp igjen.

13

Opprette bilag

  • Når du er ferdig med å føre bilaget, avslutter du med å klikke på "Opprett bilag" øverst til høyre:

  • Bilaget blir lagret i systemet og tilgjengelig i listen under "Bilag".

Se og håndtere bilag fra prosjekt

Alle bilag kan hentes opp i bilagslisten fra hovedmenyen. Du kan også håndtere bilag direkte fra prosjektet i prosjektmenyen, der du finner egne underpunkter for bilag, inntekter og kostnader. Her får du oversikt over:

  • Bilagslinjer som kan viderefaktureres fra prosjektet.

  • Akkumulerte inntekter og kostnader på prosjektet.

  • Hvordan kostnader er fordelt etter posteringsdefinisjon.

Alt som ikke er definert med posteringsdefinisjon registreres som uklassifisert akkumulert. Dette gjør det enkelt å se hvilke kostnader som mangler kategorisering, og sikrer bedre økonomistyring i prosjektet.

Videre behandling av bilag følger den vanlige prosessen: Først håndteres bilagslinjene via Posteringer og deretter kan de eventuelt faktureres videre gjennom Faktura

ForrigeInneståendeNesteAvvik

Sist oppdatert