Egendefinerte felter

Lær hvordan du oppretter og tar i bruk egendefinerte felter i systemet, med en stegvis veiledning som forklarer definisjoner, feltregler og anbefalt bruk.

Hva er egendefinerte felter?

Egendefinerte felter lar administratorer legge til egne datafelter på eksisterende ressurser i systemet. Dette gjør det mulig å tilpasse systemet til ulike behov, uten å måtte endre standard funksjonalitet.

Dette kan for eksempel være felter som brukes i ordre, prosjekt eller bygg, der ulike typer arbeid, kontrakter eller gjennomføringsformer gjør det nødvendig å registrere ekstra informasjon som ikke dekkes av standardfeltene i systemet.

Ved å bruke egendefinerte felter kan virksomheten selv styre hvilken informasjon som er viktig å samle inn, og sikre at den lagres på en strukturert og gjenbrukbar måte.

Tekniske detaljer

Nedenfor finner du tilleggsinformasjon som gir en nærmere forklaring av hvordan egendefinerte felter er bygget opp, samt hvordan funksjonaliteten håndteres i systemet.

Konseptuell metode

Funksjonaliteten er delt inn i tre hoveddeler:

Definisjoner: Selve "malen" for feltet. Her angir du hva feltet heter og hvilken datatype det skal ha (for eksempel tekst, tall eller valgliste). Feltet får automatisk en unik nøkkel basert på navnet.
Nøkkelen kan kun settes én gang og kan ikke endres senere. Den trenger som regel ikke å tilpasses av brukeren, og er kun relevant ved integrasjoner eller eksport av data til andre systemer som Dibbel støtter.
Regler/Policyer: Bestemmer hvor og hvordan en definisjon skal brukes. Man kan for eksempel ha en definisjon for "Utstyrstype", og lage en regel om at denne skal vises på "Ordre", være "Påkrevd" og vises som nummer 1 i rekken.

Arv (Tenant vs. Department)

Systemet støtter arv av feltregler:

Regler definert på Selskapsnivå (Tenant) gjelder for alle avdelinger.
Regler definert på Avdelingsnivå (Department) gjelder kun for den spesifikke avdelingen.
Avdelinger kan se selskapsregler (markert med et selskaps-ikon), men kan ikke endre dem. De kan derimot legge til sine egne avdelingsspesifikke felt i tillegg.

Datatyper

Når du oppretter egendefinerte felter, må du velge hvilken datatype feltet skal ha. Datatypen bestemmer hvilken type informasjon som kan registreres, og hvordan feltet kan brukes videre i systemet.

Systemet støtter følgende datatyper:

Tekst (STRING) Brukes når innholdet kan variere og ikke lar seg standardisere i forhåndsdefinerte valg.
Tall (NUMBER) Brukes når feltet skal inneholde numeriske verdier, for eksempel mengder eller andre målbare størrelser.
Valg (SELECT) Brukes når brukeren skal velge ett alternativ fra en forhåndsdefinert liste.
Flere valg (MULTISELECT) Brukes når det skal være mulig å velge flere alternativer fra en liste.

For "Valg" (SELECT) og "Flere valg" (MULTISELECT) angis alternativene i feltdefinisjonen, slik at samme valg er tilgjengelig uansett hvor feltet brukes.

Når bør du bruke egendefinerte felter og når holder innhold i skjemabyggeren?

Egendefinerte felter og skjemabyggeren kan begge brukes til å registrere tilleggsinformasjon, men de dekker ulike behov. Valg av løsning bør baseres på hvordan informasjonen skal brukes, og om den har verdi utover ett enkelt skjema.

Typisk er dette informasjon som beskriver forutsetninger, rammer eller klassifiseringer som går igjen over tid.

Egendefinerte felter egner seg best når informasjonen:

skal være en fast del av en ressurs
brukes på tvers av flere skjemaer eller prosesser
bør registreres likt hver gang
har verdi utover ett enkelt skjema

Bruksområder

Egendefinerte felter kan brukes til å fange opp forskjeller og forutsetninger mellom prosjekter og ordre, som har betydning for gjennomføring og videre oppfølging.

De egner seg særlig godt til informasjon som:

er relevant på tvers av flere prosjekter eller ordre
bør registreres likt hver gang
ikke er dekket av standardfeltene i systemet

Eksempel: Entrepriseform

Et eksempel som kan egne seg godt som egendefinert felt, er entreprise.

I dette tilfellet kan entrepriseform defineres som et felt med datatype "Valg", med forhåndsdefinerte valg som for eksempel:

Totalentreprise
Delentreprise
Utførelsesentreprise

Når feltet er opprettet og aktivert på ønsket ressurs, vil brukerne velge ett av disse alternativene hver gang feltet fylles ut. Dette gir mer ensartet registrering enn fritekst, og gjør informasjonen lettere å finne igjen og bruke videre.

Eksempelet vises i bilder i Hvordan sette opp egendefinerte felter