# Synkronisering av timeføringer

En av hovedfunksjonene i Visma Payroll-integrasjonen er muligheten til å synkronisere timeføringer fra Dibbel til Visma Payroll. Timer som registreres i Dibbel sendes automatisk som transaksjoner til Visma Payroll.

Disse transaksjonene danner grunnlaget for lønnsutbetaling, avhengig av hvordan Payroll er satt opp i bedriften. I mange tilfeller vil timene som overføres være direkte synlige på den ansattes lønnslipp.

### **Ved å sende timer via Dibbel oppnår man to viktige fordeler:**

1. **Sanntidskostnad**\
   Dibbel registrerer umiddelbart en estimert lønnskostnad knyttet til timer, som kan kobles til prosjekt eller ordre. Dette baserer seg på den estimerte timekostnaden til den enkelte ansatte som er importert igjennom Visma Employees. [importere-ansatte](https://docs.dibbel.no/brukerveiledninger/integrasjoner/visma/visma-employees/importere-ansatte "mention")
2. **Fakturagrunnlag**\
   Timer som registreres kan umiddelbart benyttes som fakturagrunnlag, noe som muliggjør rask og kontinuerlig fakturering av medgått tid, selv om lønnsutbetaling eller selve timetransaksjonen ikke er gått til Visma Payroll.

### Forutsettninger

* **Bruk av gyldig og kompatibel timesats**\
  For å at timer registrert i Dibbel kan kunne synkroniseres til Visma Payroll, må timesatsen ha en ekstern ID som stammer fra Visma Payroll. Timesatsen i Dibbel trenger ikke nødvendigvis å være importert, men det må ligge en verifisert ekstern ID som peker mot Visma Payroll. Se her hvordan dette gjøres [importer-lonnskoder](https://docs.dibbel.no/brukerveiledninger/integrasjoner/visma/visma-payroll/importer-lonnskoder "mention")
* **Den ansatte må ha en Visma Employee ID**\
  Den ansatte som registrerer timen må ha en gyldig ekstern ID som peker til en ansatt i Visma Employee. Se her hvordan dette gjøres: [importere-ansatte](https://docs.dibbel.no/brukerveiledninger/integrasjoner/visma/visma-employees/importere-ansatte "mention")

***

### Funksjonsbeskrivelse

Under kan du se alle interaksjoner Dibbel har mot Visma Payroll og omvendt. Data-synkronisering mot alle integrasjoner skjer asynkront[^1], noe som skal sørge for et responsivt grensesnitt, uten og måtte vente på tredjepart for å f.eks. registrere en time.

<details>

<summary>🕔 Når blir timer sendt fra Dibbel til Visma Payroll?</summary>

* Timer sendes til Visma Payroll automatisk når de blir godkjent i Dibbel.
* Synkroniseringen skjer som regel umiddelbart etter godkjenning i 10 sekunders intervaller, eller i løpet av en kort periode dersom batch-prosessering benyttes.

</details>

<details>

<summary>🗑️ Hva skjer når en time blir slettet?</summary>

* Hvis en time slettes i Dibbel før den er godkjent, blir den **aldri** sendt til Payroll.
* Hvis en godkjent time slettes, vil Dibbel automatisk slette transkasjonen i Payroll. Dersom timen som forsøkes slettes er betalt ut i lønn vil slettingen føre til en feil, og den må evt. krediteres ved å bruke et negativt timebeløp.

</details>

<details>

<summary>✅ Hva skjer når en time blir godkjent?</summary>

* Den godkjente timen sendes som en transaksjon til Visma Payroll.
* Transaksjonen inneholder informasjon om ansatt, lønnskode, antall timer, dato og tilhørende avdeling/prosjekt/ordre hvis relevant.

</details>

<details>

<summary>❌ Hva skjer når en time blir avvist?</summary>

* Avviste timer synkroniseres ikke til Visma Payroll.
* Timer som tidligere har blitt godkjent og deretter avvist etter at de er sendt, vil bli forsøkt slettet fra VIsma Payroll, så lenge disse ikke er kjørt til lønnsutbetaling.

</details>

***

### Hvorfor synkroniseres ikke en time?

<table><thead><tr><th width="230.15234375">Årsak</th><th>Løsning</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Timen er ikke godkjent</strong></td><td>Sørg for at timen er godkjent av leder eller ansvarlig</td></tr><tr><td><strong>Ingen kobling til timekategori i Visma Payroll</strong></td><td>Kontroller at timesatsen i Dibbel har en ekstern ID som er verifisert og knyttet opp mot Visma Payroll</td></tr><tr><td><strong>Ingen kobling til ansatt i Visma Employees</strong></td><td>Sjekk at den ansatte finnes i Visma og er riktig matchet opp på ansattkortet i Dibbel. Den ansatte må ha verifisert ekstern ID</td></tr><tr><td><strong>Timen er allerede synkronisert manuelt</strong></td><td>En lønnsmedarbeider kan ha eksportert ut timeliste manuelt, og lagt inn i transaksjonene i Visma Payroll. Da vil ikke disse automatisk få en ekstern ID. I tilefeller som dette kan man se bort i fra at timen ikke er "synkronisert", da den er manuelt behandlet av lønnsmedarbeider.</td></tr><tr><td><strong>API-feil</strong></td><td>Se logg og feilmeldinger for integrasjonen i integrasjonsinstillingene. Den kan inneholde feilmeldinger om hvorfor timen ikke kan synkroniseres</td></tr><tr><td><strong>Tilgangsfeil</strong></td><td>Kontroller at API-tilgangene har riktige scopes. Dette gjøres av en integrasjonsadministrator i ditt selskap, på visma app store. Dersom noe tilganger er fjernet etter første oppsett, vil ikke Dibbel kunne gjennomføre alle handlinger som kreves</td></tr></tbody></table>

Ta kontakt dersom andre feil oppleves

[^1]: Asynkront betyr at data ikke overføres umiddelbart i sanntid, men i bakgrunnen uten at brukeren må vente. Synkroniseringen skjer automatisk og uavhengig av brukerens handlinger, ofte i intervaller eller etter spesifikke hendelser (f.eks. godkjenning).