Ordrebekreftelse

Se hvordan du oppretter og sender ordrebekreftelser fra aksepterte tilbud i Dibbel

Opprette og sende en ordrebekreftelse

Når du sender et tilbud til godkjenning, kan du velge om det skal opprettes en ordrebekreftelse dersom kunden godkjenner tilbudet. Ordrebekreftelsen opprettes med utgangspunkt i tilbudet og brukes til å bekrefte det som er avtalt med kunden.

Velg hvordan tilbudet skal godkjennes

Du kan velge hvordan kunden skal akseptere tilbudet under "Godkjenning":

• Signering: Kunden signerer tilbudet med juridisk bindende e-signatur via Signicat.

• Ekstern godkjenning: Kunden mottar en godkjenningslenke på e-post, hvor tilbudet kan godkjennes eller avvises.

Se veiledning for signering og ekstern godkjenning her:

Velg handling ved godkjenning

Når du skal sende tilbudet til godkjenning, kan du velge hvordan ordrebekreftelsen skal håndteres etter at kunden har akseptert tilbudet. Velg alternativet som passer din ønskede arbeidsflyt:

• Av: Det blir ikke automatisk opprettet ordrebekreftelse. Ordrebekreftelsen kan opprettes manuelt etter at tilbudet er akseptert.

• Opprett: Ordrebekreftelsen opprettes automatisk når tilbudet har blitt akseptert og blir liggende som "Utkast", klar til at du kan kontrollere og sende den.

• Opprett og send: Ordrebekreftelsen opprettes og sendes automatisk når tilbudet aksepteres.

Tilbud kan godkjennes gjennom ekstern godkjenning eller signeres elektronisk via Signicat. I eksempelet under benyttes ekstern godkjenning. Se egen veiledning for ekstern godkjenning her: Ekstern godkjenning

Eksempel: Ordrebekreftelse via "Opprett"

Eksempelet under tar for seg valget "Opprett", der ordrebekreftelsen opprettes automatisk etter at kunden har akseptert tilbudet, før den kontrolleres og sendes manuelt.

1

Kunden aksepterer tilbudet

Når kunden har akseptert tilbudet, opprettes ordrebekreftelsen automatisk. Du får et varsel om at tilbudet er akseptert og at ordrebekreftelsen er klar til utsending.

2

Finn frem og kontroller ordrebekreftelsen

Gå til "Tilbud" fra hovedmenyen og velg fanen "Ordrebekreftelser".

• Herfra åpner du ordrebekreftelsen som ligger i listen og kontrollerer at den ser riktig ut.

3

Send ordrebekreftelsen

• Fra ordrebekreftelsen velger du "Utsending" i menylinjen øverst til høyre

• Legg inn mottaker og ønsket e-posttekst. Du kan også velge å legge ved tilbud som PDF før du sender.

Tilbud legges ved som PDF som standard.

Etter utsending

Når ordrebekreftelsen er sendt, endres statusen til "Sendt". Du kan se oppdatert status i oversikten over ordrebekreftelser.

Velger du "Opprett og send", opprettes og sendes ordrebekreftelsen automatisk når kunden aksepterer tilbudet.

Annuller en ordrebekreftelse

Dersom ordrebekreftelsen ikke lenger skal være gjeldende, kan den annulleres. Åpne ordrebekreftelsen og velg "Annuller" nederst på siden.

Når ordrebekreftelsen annulleres, endres statusen til "Annullert".