Sende og motta e-post

Send, motta og følg opp e-post direkte i Dibbel. Hold oversikt over tråder, ansvar og kommunikasjon samlet på ett sted

Sende e-post

• Du kan sende e-post direkte fra Dibbel ved å klikke på plus-tegnet øverst i sidefeltet:

• Du kan også sende ny ved å bruke hurtigtaster: Ctrl+shift+K (Windows) / Cmd+shift+K (Mac)

• Når du oppretter en e-post, fyller du inn mottaker, emne og melding – på samme måte som i en vanlig e-post.

  • Du kan også legge til mottakere i kopi og blindkopi , og legge ved filer ved behov:

  

  • Maks vedleggsstørrelse per e-post er 5 MB.

  • Sendegrense: Maks 80 e-poster per bruker per time, og 400 per firma per time.

E-posttråder og samarbeid

E-post i systemet er organisert i tråder. En tråd er det samme som en samtale, der alle meldinger samles på ett sted.

Tildeling av ansvar

Hver tråd har en ansvarlig bruker som følger opp dialogen og mottar varsler ved nye svar. Som standard er det brukeren som sender første e-post som blir ansvarlig, men dette kan endres ved behov. Du kan endre ansvarlig ved å:

• Klikke på navnet som står oppført øverst til høyre på siden, og velge ny person fra listen som dukker opp:

• Fjerner du den ansvarlige uten å legge til ny, blir den stående åpen:

Samarbeid i tråder

Flere i teamet kan også følge med og bidra i samme tråd. Dette gir bedre samarbeid, sikrer kontinuitet i oppfølgingen og gir god oversikt over hva som er kommunisert.

Varsel og oppfølging

Den som er ansvarlig for en e-posttråd får varsler når det kommer nye svar.

Varsler vises:

• i Dibbel

• på e-postadressen som er registrert på brukeren

I tråden ser du også status på e-posten, som viser hvor i prosessen den er. En e-post vil først stå som i kø, før den blir sendt og deretter levert. Dette gir deg god oversikt over om e-posten er på vei eller har nådd mottakeren.

I noen tilfeller kan du også se status som

• åpnet: Man kan se når mottakeren har åpnet e-posten. Denne funksjonen krever aktivering av avdelingen.

• feilet: E-posten kunne ikke leveres

• bounce: Ugyldig mottakeradresse

Du kan også klikke på leveringsstatusen for å se mer detaljert informasjon, som tidspunkt for når e-posten ble sendt og levert.

Behandle tråd

Du kan markere en e-posttråd som ferdig ved å klikke på "Lukk tråd" øverst til høyre i trådvisningen.

Tråden får da status som løst, og fjernes fra aktive oppgaver.

Hvis det kommer nye svar, eller du ønsker å følge opp saken videre, kan du åpne tråden igjen ved å klikke på Gjenopprett.

Motta og svare på e-post

Når mottakeren svarer på e-posten, blir svaret automatisk lagt inn i tråden i Dibbel.

Du får også oppdateringer på e-postadressen som er registrert på brukeren din. Her vises hele samtalen, slik at du kan følge dialogen uten å være inne i Dibbel.

• Varslet viser hva e-posten gjelder, hvem den er fra, og hvilken sak eller prosjekt den tilhører. Dette gjør det enkelt å forstå hva som må følges opp. E-posttråden vil ligge under.

• Du kan deretter velge om du vil:

  • svare fra systemet

  • eller svare direkte fra din egen e-post (for eksempel Outlook eller mobil)

• Når du svarer direkte fra systemet, vises meldingen som sendt fra deg, men sendes via systemets e-postadresse:

• Når du svarer fra din egen e-postklient, vises e-posten som sendt fra din personlige e-postadresse:

Dette gir deg en enkel og oversiktlig måte å håndtere e-post på der all kommunikasjon samles, følges opp og er tilgjengelig på ett sted.