> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.dibbel.no/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.dibbel.no/brukerveiledninger/for-nettsiden/funksjoner/e-post/ekstern-godkjenning/e-postmal-for-ekstern-godkjenning.md).

# E-postmal for ekstern godkjenning

### Hva er en E-postmal?

En e-postmal er en gjenbrukbar tekst med emne og innhold som kan brukes når du sender ekstern godkjenning.

Den gjør det enklere å:

* slippe å skrive samme melding hver gang
* sikre lik kommunikasjon
* redusere feil

Maler er knyttet til en skjemamal, slik at ulike sjekklister kan ha egne maler.\
De kan også inneholde vedlegg og automatisk utfylt mottaker.

E-postmaler gjelder per nå kun for sjekklister.

### Når bør du bruke e-postmal?

Bruk e-postmal når du:

* sender ofte til kunder
* vil ha lik formulering hver gang
* ønsker en mer profesjonell kommunikasjon

### Slik lager du en e-postmal

En god e-postmal er kort og tydelig, og forklarer hva mottakeren skal gjøre.

Den bør inneholde:

* hva som skal godkjennes
* hva mottakeren skal gjøre
* lenken til forespørselen

### Variabler

Når du lager en e-postmal, bygger du den opp ved hjelp av variabler.

Variablene sørger for at riktig navn, lenke og utløpsdato automatisk settes inn når e-posten sendes.

Variabler skrives i krøllparenteser, for eksempel `{recipientName}`. 

Se mer om hvordan variabler fungerer her: [Variabler](/brukerveiledninger/for-nettsiden/funksjoner/ressursmaler/rapportmal/variabler.md)

### Variabler du kan bruke:

* **`{approvalLink}`** - lenken mottakeren klikker på
* **`{recipientName}`** - navn på mottaker
* **`{sentByName}`** - navnet ditt
* **`{tenantName}`** - firmanavn
* **`{approvalExpiresAt}`** - når forespørselen utløper

#### Viktig om lenken

`{approvalLink}` er lenken mottakeren må bruke for å svare.

* Hvis du legger den inn selv, kan du plassere den der det passer
* Hvis ikke, legges den automatisk til nederst i e-posten

### Eksempel på mal

Hei {recipientName},

Vedlagt er sjekkliste for røykvarslere i Nybygg 123 som vi ber om din godkjenning på.

Klikk på lenken under for å se og besvare forespørselen:

{approvalLink}

Lenken er gyldig til {approvalExpiresAt}.

Mvh

{sentByName}

{tenantName}

### Plassering av variabler

Plasser variablene der du ønsker at informasjonen skal vises i teksten.

For eksempel:

* navn i starten av e-posten
* lenken der mottakeren skal klikke
* utløpsdato sammen med informasjon om frist

### Variabler fra skjema

Når du sender én sjekkliste, kan du også bruke verdier fra skjemaet, som for eksempel kundenavn, prosjekt eller ordrenummer.