E-postmal for ekstern godkjenning

Lag e-postmaler for ekstern godkjenning og bruk variabler for å fylle inn navn, lenker og informasjon automatisk.

Hva er en E-postmal?

En e-postmal er en gjenbrukbar tekst med emne og innhold som kan brukes når du sender ekstern godkjenning.

Den gjør det enklere å:

• slippe å skrive samme melding hver gang

• sikre lik kommunikasjon

• redusere feil

Maler er knyttet til en skjemamal, slik at ulike sjekklister kan ha egne maler. De kan også inneholde vedlegg og automatisk utfylt mottaker.

E-postmaler gjelder per nå kun for sjekklister.

Når bør du bruke e-postmal?

Bruk e-postmal når du:

• sender ofte til kunder

• vil ha lik formulering hver gang

• ønsker en mer profesjonell kommunikasjon

Slik lager du en e-postmal

En god e-postmal er kort og tydelig, og forklarer hva mottakeren skal gjøre.

Den bør inneholde:

• hva som skal godkjennes

• hva mottakeren skal gjøre

• lenken til forespørselen

Variabler

Når du lager en e-postmal, bygger du den opp ved hjelp av variabler.

Variablene sørger for at riktig navn, lenke og utløpsdato automatisk settes inn når e-posten sendes.

Variabler skrives i krøllparenteser, for eksempel {recipientName}.

Se mer om hvordan variabler fungerer her: Variabler

Variabler du kan bruke:

• {approvalLink} - lenken mottakeren klikker på

• {recipientName} - navn på mottaker

• {sentByName} - navnet ditt

• {tenantName} - firmanavn

• {approvalExpiresAt} - når forespørselen utløper

Viktig om lenken

{approvalLink} er lenken mottakeren må bruke for å svare.

• Hvis du legger den inn selv, kan du plassere den der det passer

• Hvis ikke, legges den automatisk til nederst i e-posten

Eksempel på mal

Hei {recipientName},

Vedlagt er sjekkliste for røykvarslere i Nybygg 123 som vi ber om din godkjenning på.

Klikk på lenken under for å se og besvare forespørselen:

{approvalLink}

Lenken er gyldig til {approvalExpiresAt}.

Mvh

{sentByName}

{tenantName}

Plassering av variabler

Plasser variablene der du ønsker at informasjonen skal vises i teksten.

For eksempel:

• navn i starten av e-posten

• lenken der mottakeren skal klikke

• utløpsdato sammen med informasjon om frist

Variabler fra skjema

Når du sender én sjekkliste, kan du også bruke verdier fra skjemaet, som for eksempel kundenavn, prosjekt eller ordrenummer.