Ekstern godkjenning

Send sjekklister og avvik til ekstern godkjenning via e-post. Mottakeren kan godkjenne eller avvise uten innlogging.

Hva er ekstern godkjenning?

Med ekstern godkjenning kan du sende dokumenter som sjekklister eller avvik til personer som ikke er registrerte brukere i Dibbel.

Mottakeren får en e-post med en lenke til innholdet. Via lenken kan mottakeren se det som er sendt, og enten godkjenne eller avvise forespørselen uten å logge inn eller ha tilgang til Dibbel.

Mottakeren kan:

• åpne lenken fra e-posten

• se innholdet som skal vurderes

• godkjenne eller avvise forespørselen

• legge inn navn, og eventuelt begrunnelse ved avvisning

Slik sender du en forespørsel

Gå til sjekklisten eller avviket du ønsker å sende.

• Klikk på de tre prikkene på raden

• Velg "Send ekstern godkjenning" fra listen

Herfra åpnes et e-postvindu hvor du kan fylle ut forespørselen.

• Fyll inn:

  • Mottaker (e-post): Personen som skal godkjenne eller avvise

  • Emne og melding

  • Vedlegg: Legg til ekstra filer ved behov. Sjekklisten/avviket sendes automatisk med

  • Send godkjenning ved å klikke på "Send godkjenning"

Sende flere samtidig

For å sende flere lister eller avvik samtidig:

• Marker de sjekklistene eller avvikene du ønsker å sende

Herfra vil det dukke opp en knapp nederst på siden

• Klikk "Send (antall) sjekklister til godkjenning".

Da åpnes det samme e-postvinduet som når du sender én sjekkliste, men med flere valg.

Her kan du velge hvordan du vil sende:

• Én e-post (samlet) - alle sjekklistene sendes i én samlet forespørsel til én mottaker

• Separate e-poster - én e-post per sjekkliste.

Slik blir det mottatt

Mottakeren får en e-post med informasjon om hva som skal godkjennes, og en lenke til forespørselen.

Når lenken åpnes, kan mottakeren:

• lese meldingen fra deg

• se sjekklisten eller avviket

• bla gjennom eventuelle bilder og vedlegg

• godkjenne eller avvise nederst på siden

• Ved godkjenning bekrefter man ved navn:

Ved avvisning må mottakeren legge inn en begrunnelse.

Etter at mottakeren har svart, får du varsel i Dibbel og mottaker får bekreftelse på mail.

Status på ekstern godkjenning

Når en sjekkliste eller et avvik er sendt til ekstern godkjenning, kan du følge statusen direkte i listen under "Ekstern godkjenning".

Mulige statuser:

• Sendt: forespørselen er sendt til mottakeren

• Sett: mottakeren har åpnet forespørselen

• Godkjent: forespørselen er godkjent

• Avvist: forespørselen er avvist

• Utløpt: forespørselen har utløpt

• Tilbakekalt: forespørselen er trukket tilbake

• Ugyldiggjort: forespørselen er ikke lenger gyldig

Handlinger etter sending

Du kan gjøre følgende på en sendt forespørsel:

• Send på nytt: hvis mottakeren ikke har svart, kan du sende på nytt. Forespørselen sendes på nytt som en ny e-post.

• Se historikk: se når forespørselen ble sendt, åpnet og besvart under E-poster i Dibbel.

  Hvis du ikke finner den, kan den ligge under "Løst".

  

Trekk tilbake forespørsel

Du kan trekke tilbake en forespørsel som er sendt til ekstern godkjenning.

Slik gjør du det:

• Finne avviket eller sjekklisten i listen

• Klikke på statusen under "Ekstern godkjenning"

• Herfra åpnes en visning av forespørselen og e-posten som er sendt

• Klikk på den røde knappen "Trekk forespørselen" som ligger nederst til venstre på e-posten

• Bekreft handlingen ved å klikke "Tilbakekall" i dialogvinduet som vises

Når forespørselen trekkes tilbake, vil mottakeren ikke lenger kunne godkjenne eller avvise via lenken.